Asiakkaamme asiassa eduskunnan apulaisoikeusasiamies otti päätöksessään 22.7.2016 Dnro 2673/4/15 kantaa siihen, miten sosiaalitoimessa tulee kirjata asiakkaan kanssa asiointi ym.

Kantelukirjoituksen mukaan sosiaalitoimen viranhaltijat olivat laiminlyöneet riittävien asiakirjamerkintöjen tekemisen kantelijan lapsen asiassa. Menettely oli kantelijan mukaan saattanut vaarantaa palveluiden suunnittelua ja palvelua koskevaa päätöksentekoa.

Kunnan mukaan kaikkea asiakkaan ja sosiaalityöntekijöiden välistä vuorovaikutusta ei ole tarpeen kirjata.

Apulaisoikeusasiamies totesi saamansa selvityksen perusteella, että merkintöjä oli ”tehty erittäin vähän”. Asiakasmerkinnät ovat käytännössä yksinomaan asiassa tehtyjä viranhaltijan päätöksiä.

”Sosiaalihuollon asiakaskirjojen huolellinen laatiminen palvelee asiaan osallisten, tässä tapauksessa erityisesti lapsen ja hänen huoltajansa oikeusturvaa. Asiakasasiakirjojen ja asiakastyössä tehtyjen merkintöjen tehtävänä on palvella asiakkaan hoidon ja huolenpidon suunnittelua, sen toteutumista ja seurantaa. Riittävät ja asianmukaiset sekä virheettömät merkinnät vahvistavat asiakkaan oikeusturvaa sekä edistävät osaltaan luottamuksellisen suhteen syntymistä viranomaisen ja perheen välillä”.

”Hallinnon asiakkaan oikeusturvan kannalta on ongelmallista, jos viranomainen perustaa ratkaisunsa sellaiseen dokumentoimattomaan tietoon, jota ei voida ainakaan asiakirjaselvityksessä jälkikäteen objektiivisella tavalla todentaa. Hyvän hallinnon periaatteet ja perustuslaissa 22 §:ssä säädetyt oikeusturvan takeet edellyttävät, että viranomainen pystyy perustelemaan oman päätöksensä tai muun ratkaisunsa objektiivisella ja luotettavalla tavalla. Tämä merkitsee muun muassa sitä, että viranomaisen on pystyttävä jälkikäteen esimerkiksi asiakirjaselvityksen avulla tai muulla tavoin selvittämään omaan ratkaisuunsa vaikuttaneet tosiseikat.”

”Asiakasasiakirjojen laatimisella ja sosiaalityön merkintöjen tekemisellä toteutetaan osaltaan hyvän hallinnon vaatimuksia. Sosiaalihuollon asiakkaalla on mahdollisuus viranomaisten laatimien asiakasasiakirjojen perusteella valvoa viranomaisen toimintaa. Viranomaisten tekemien asiakasasiakirjojen ja muistiinpanojen avulla sosiaalihuollon asiakkaalla on myös mahdollisuus arioida, tuleeko hänen hakea muutosta viranomaisen asiaa koskeviin päätöksiin”.

”Asiakasta koskevilla asiakirjamerkinnöillä on erityistä merkitystä arvioitaessa asiakkaan palvelujen tarvetta ja sen johdosta järjestettäviä palveluja ja tukitoimia”.

”Kantelija on ilmoittanut lähettäneensä sähköpostiviestejä viranomaiselle, joita ei ole kirjattu tai muutoin otettu osaksi kantelijan lasta koskevia asiakasasiakirjoja. Lähtökohtaisesti viranomaisen on kirjattava sille saapuneet viestit ja tiedonannot tarvittaessa asiakasasiakirjoihin, jos ne liittyvät asiakkaan sosiaalihuollon järjestämiseen. Kiinnitän sosiaali- ja terveysviraston huomiota sen velvollisuuteen kirjata riittävällä tavalla viranomaiselle saapuvat viestit ja tiedoksiannot”.